Corporate Information Technology Strategy · Tak Berkategori

Information System Quality Assurance and Control – TA1

1. Berdasarkan teori yang dikemukakan pada tulisan, apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya?
Jawab:
Implementasi ERP sangat berbeda dari sistem “tradisional” dan proyek desain (Davenport, 2000). Implementasi Enterprise Resource Planning merupakan sebuah sistem yang mendukung manajemen bisnis, meliputi modul bidang pendukung bidang fungsional seperti perencanaan, manufaktur, penjualan, pemasaran, distribusi akutansi, keuangan, HR, manajemen proyek, manajemen persediaan, layanan dan pemeliharaan, transportasi dan e-bisnis. ERP juga terintegrasi segala macam software yang digunakan oleh seluruh departemen dalam perusahaan ke dalam suatu pusat penyimpanan data dan dapat diakses oleh seluruh departemen yang membutuhkan.
Dampak dari sistem ERP adalah multi-facetted, yang berarti bahwa itu mempengaruhi sejumlah besar aspek dalam suatu organisasi (Somers & Nelson, 2004).
Dampak Implementasi Enterprise Resource Planning(ERP) pada suatu organisasi adala perubahan organisasi dan biaya. Menurut Davenport 2000 dan McKie, 1998 menyatakan bahwa Sistem ERP melibatkan pengeluaran yang relative besar untuk akuisisi Hardware, software dan biaya implementasi, biaya consultant dan biaya training dan dapat bertahan dalam jangka waktu tertentu.
Proyek implementasi ERP memiliki ruang lingkup lebih luas dibandingkan untuk sebagian besar implementasi sistem informasi lainnya dan dapat menyebabkan perubahan secara signifikan dalam sebuah organisasi (Davenport, 2000) Jadi menurut kelompok kami dampak implementasi ERP terhadap organisasi adalah Hilangnya beberapa fungsi dalam organisasi yang digantikan secara otomatis oleh program ERP. Ketidak mengertian akan hal ini menimbulkan kekuatiran dan
ketakutan akan kehilangan pekerjaan bagi karyawan yang biasa menanangai fungsi
tersebut. Perusahaan perlu melakukan komunikasi dan pe;atihan untuk
mempersiapkan rotasi fungsi-fungsi tersebut. Di sisi lain akan timbulnya fungsi –
fungsi baru terutama yang menyangkut analisis data dan interpretasi informasi yang
dihasilkan oleh program ERP. Fungsi-fungsi ini sebelumnya tidak ada ataupun sulit
sekali dilakukan tanpa bantuan program komputer. Perusahaan bisa melakukan
pelatihan mempersiapkan karyawan melakukan fungsi-fungsi baru ini tanpa harus
merekrut karyawan baru. Perubahan proses bisnis secara keseluruhan akan
menimbulkan kesulitan integrasi antar individu maupun antar fungsional dalam
organisasi. Teknik intercrop training dan organizational mirroring akan sangat
membantu menyelaraskan kerja sama di antara aktivitas. Dalam tahap integrasi ini
bantuan pihak eksternal atau konsultan mungkin dibutuhkan karena pemahaman baru
tentang bisnis proses masih belum banyak ditemui di dalam lingkungan organisasi
Perubahan penilaian atas kinerja dalam tingkat individu, fungsional maupun
organisasi harus diformalitaskan untuk memberikan target-target pekerjaan yang
sesuai. Hal ini penting karena aspek yang dianggap penting sebelumnya akan tidak
memiliki arti setelah implementasi ERP.
Sumber : Summary of phases and activities in the Prisoner Escape framework (Ross &
Vitale, 2000)
• Design
Pada tahapan ini organisasi harus membuata keputusan mengenai suatu perubahan
proses dan proses sebuah standarisasi dalam organisasi. Keputusan tentang perubahan
proses berkaitan erat dengan tingkat konfigurasi yang diperlukan, karena semua
sistem ERP datang dengan gagasan yang telah ditetapkan bagaimana Bisnis
pendekatan manajemen proses untuk Implementasi ERP dan proses tersebut harus
bekerja dalam organisasi (Ross & Vitale, 2000). Menerima proses dalam ERP berarti konfigurasi secara minimal tetapi dengan kebutuhan adaptasi yang lebih besar dari organisasi. sebaliknya akan sangat berarti bahwa organisasi harus membuat proses dan mengkonfigurasi ERP untuk mencocokkan dengan sistem mereka. Yang terakhir adalah cara tradisional sistem pengembangan, di mana sistem ini dibangun setelah proses saat ini (Ross & Vitale, 2000).
• Implementation
Fase ini adalah yang paling terlihat dari semua tahapan dan termasuk dalam hal menyusun tim proyek dan melaksanakan instalasi ERP. Tercatat bahwa “going life” merupakan sebuah langkah besar maka harus direncanakan dengan baik Karena, untuk bukan hanya sistem baru tetapi juga proses baru. Jika itu tidak diantisipasi, maka efek dari proses baru adaalah banyaknya user yang tidak siap untuk transisi (Ross &Vitale, 2000). Pihak manajemen harus membuat lebih banyak pelatihan lagi dan sesegera mungkin dilakukan Karena pihak manajemen harus mempersiapkan user untuk perubahan organisasi yang terkait implementasi ERP.
• Stabilization
sesudah implementasi sistem berjalan, maka semua organisasi yang menerapkan sebuah sistem baru akan mengalami masa stabilisasi, dimana organisasi berusaha beradaptasi dari sebuah proses yang baru dan mengakomodasi perubahan tersebut menjadi perubahan dalam organisasi. Dalam masa stabilisasi kegiatan umum yang peusahaan lakukan biasanya adalah memberikan pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem tersebut, kemudian vendor dan konsultan juga masih memperbaiki bug dan menyempurnakan sistem. Pada fase ini perusahaan juga akan mengalami dip terhadap kinerja awal Karena masih berusaha dalam beradaptasi terhadap proses yang baru dengan harapan diakhir fase masa stabilisasi merupakan lankah awal Organisasi menuai manfaatnya.
• Continuous Improvement
Ketika organisasi sudah mulai stabil dengan Proses baru dan sistem yang baru, kedepannya proses perbaikan dan penambahan modul akan selalu dilakukan agar sistem dan proses baru siap untuk mendukung proses bisnis perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien. Dalam fase ini sebuah organisasi matriks akan terbentuk Karena oragnisasi selalu mencoba beradaptasi dan fokus terhadap proses dan sistem yang baru.
• Transformation
Merupakan sebuah fase akhir dari sistem enterprise resource planning (ERP) karena proses yang dianggap vital sudah terbentuk dan menjadi bagian dari kegiatan organisasi. Visi dan Goal yang sudah ditetapkan di awal implementasi sekarang bisa dicapai, dengan meningkatnya fleksibilitas, dan pemahaman yang lebih baik terhadap sebuah pola bisnis yang terintegrasi dengan pemasok dan pelanggan. Ini adalah fase yangdijelaskan setidaknya di Ross dan (2000) studi Vitale karena mereka tidak bisa menempatkan salah satu organisasi yang berpartisipasi dalam sebuah fase transformasi.
2. Berdasarkan hasil riset yang telah dilakukan sebelumnya dan juga pada makalah ini, risiko apa saja yang dihadapi bisnis terkait implementasi ERP?
Jawab:
Berdasarkan tinjauan literature ada lima pokok besar resiko
• Kurangnya penyelarasan sistem informasi dan proses bisnis baru;
• Kemungkinan kehilangan kontrol karena desentralisasi pengambilan keputusan;
• Risiko yang terkait dengan kompleksitas proyek;
• Kurangnya potensi dalam house skills; dan
• Retensi pengguna.
Poin-Poin penting menurut Diana juli (2008) mengatakan ada enam resiko terkait implementasi ERP :
• Implementasi dengan pendekatan langsung serentak vs bertahap.
Mengimplementasikan system ERP lebih banyak hubungannya dengan mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya, daripada berhubungan dengan teknologi. Akibatnya, kebanyakan kegagalan dalam implementasi ERP disebabkan oleh masalah budaya dalam perusahaan yang tidak menerima tujuan dari rekayasa ulang proses. Berbagai strategi untuk mengimplementasikan system ERP agar dapat mewujudkan tujuan ini didasarkan pada dua pendekatan umum berikut: pendekatan langsung serentak dan bertahap.
• Tentangan terhadap perubahan dalam budaya perusahaan
Agar dapat berhasil, semua area fungsional perusahaan harus dilibatan dalam menentukan budaya perusahaan dan dalam menentukan kebutuhan system baru terkait. Budaya dari sisi teknilogi juga harus dinilai. Perusahaan yang tidak memiliki staf pendukung teknologi untuk system yang baru atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal teknologi computer, akan menghadapi kurva pembelajaran yang lebih curam dan berpotensi menghadapi hambatan penerimaan lebih besar pada system terkait oleh karyawannya.
• Memilih ERP yang salah
Karena system ERP adalah system yang telah setengah jadi, pengguna akan harus menentukan apakah ERP sesuai dengan budaya perusahaan dan berbagai proses bisnisnya. Alasan utama suatu kegagalan system adalah ketika system ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting.
• Memilih konsultan yang salah
Mengimplementasikan system ERP adalah peristiwa yang kebanyakan perusahaan akan lalui hanya sekali. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak dimiliki secara internal. Karenanya, memang hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang mengoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya. Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan
konsultan menjanjikan praktisi yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak berkompetensi.
• Biaya tinggi dan pembengkakan biaya
Biaya total kepemilikan (total cost of ownership-TCO) untuk system ERP berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Untuk implementasi berukuran menengah hingga besar, maka biayanya akan berkisar dari ratusan ribu hingga ratusan juta dolar. TCO meliputi biaya peranti keras, peranti lunak, jasa konsultasi, biaya personel internal, instalasi, serta pembaruan dan pemeliharaan system untuk dua tahun pertama setelah implementasi.
• Gangguan pada operasi perusahaan.
System ERP dapat menghancurkan perusahaan yang menginstalnya. Dalam survey oleh Deloitte Counsulting atas 64 perusahaan yang tercantum dalam Fortune 500,25 persen perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa mereka pernah mengalami kejatuhan tajam dalam kinerja mereka di periode setelah implementasi.
3. Terkait kontrol dalam implementasi ERP, coba uraikan lima kelemahan (lacks) yang hadapi organisasi. Berikan argumen Anda, bagaimana menyikapi dan menyelesaikan kelemahan-kelemehan tersebut? (Dukung dengan teori dari literature terkait).
Jawab :
Lima Kekurangan Control dalam Implementasi ERP dan cara menghadapinya
• Kurangnya penyelarasan Sistem ERP Dan Proses Bisnis
Dalam rangka meminimalkan risiko yang terkait dengan kurangnya keselarasan sistem ERP dan proses bisnis, organisasi terlibat dalam Business Process Reengineering (BPR), mengembangkan spesifikasi persyaratan rinci, pengujian sistem perilaku sebelum pelaksanaan sistem ERP dan memantau kinerja sistem. persyaratan spesifikasi rinci untuk pemilihan ERP meningkatkan kemungkinan bahwa sistem ERP akan memenuhi persyaratan sistem organisasi dan mendukung proses operasional yang diperlukan. Sementara perencanaan rinci terjadi, metrik dasar pada proses saat ini dapat diperoleh apa yang diperlukan untuk evaluasi hasil proyek (Davenport, 2000).
Untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan kurangnya keselarasan sistem ERP dan proses bisnis, organisasi harus merekayasa ulang proses bisnis, mengembangkan persyaratan rinci spesifikasi, pengujian perilaku sistem sebelum implementasi sistem dan memonitor kinerja sistem
• Kehilangan Kontrol karena Desentralisasi Pengambilan Keputusan
Sebuah komite pengarah memungkinkan manajemen senior untuk langsung memantau proses pengambilan keputusan tim proyek dengan memiliki ratifikasi dan persetujuan hak atas semua keputusan yang signifikan, sehingga memastikan bahwa ada kontrol yang memadai atas proses pengambilan keputusan tim proyek (Davenport, 2000; Whitten dan Bentley , 1998). Selain perumusan komite pengarah, sponsor proyek ditugaskan tanggung jawab langsung untuk kemajuan ERP proyek ‘dan sering bertanggung jawab untuk mengamankan pendanaan (terutama ketika memerlukan dana dari jumlah yang dianggarkan). Proyek sponsor bertanggung jawab langsung untuk proyek (Davenport, 2000; Whitten dan Bentley, 1998). Melalui perumusan komite pengarah, penunjukan sponsor proyek, dan keterlibatan audit internal untuk organisasi akan meminimalkan risiko bisnis yang terkait dengan kemungkinan hilangnya kontrol yang dihasilkan dari implementasi sistem ERP.
• Kompleksitas Proyek
Minimalisasi risiko bisnis terkait dengan kompleksitas proyek sangat tergantung pada perumusan komite pengarah, dukungan manajer senior, penunjukan sponsor proyek, persyaratan spesifikasi rinci, pengembangan rencana pelaksanaan rinci, tim proyek memiliki keterampilan yang memadai, keterlibatan konsultan dan audit internal.
Singkatnya, minimalisasi risiko bisnis terkait dengan proyek kompleksitas sebagian besar tergantung pada perumusan komite pengarah senior dukungan manajer, penunjukan sponsor proyek, persyaratan rinci spesifikasi, pengembangan rencana implementasi rinci, tim proyek memiliki keterampilan yang memadai, keterlibatan konsultan dan audit internal
• Kurangnya keterampilan In-House
Pelatihan yang tersedia melalui konsultan, vendor, atau melalui beberapa pihak ketiga menyediakan sumber daya berharga untuk mengembangkan keterampilan yang kurang dalam rumah. Kontrol ini dilihat sebagai penting dalam meminimalkan risiko yang terkait dengan kurangnya potensi dalam keterampilan rumah. Sering kali kelompok baru, “pengguna super” dibuat selama pelaksanaan ERP. Individu-individu memperoleh pengetahuan dari proses bisnis baru rinci dan juga pengetahuan sistem teknis melalui kegiatan pelaksanaannya dan pelatihan yang mereka terima (Davenport, 2000). Keterlibatan konsultan eksternal dalam proyek sistem ERP, pembentukan hubungan kerja yang erat antara konsultan dan tim proyek, dan pelatihan yang memadai merupakan faktor penting dalam mengatasi risiko bisnis yang terkait dengan kurangnya in-house keterampilan.
Keterlibatan konsultan eksternal dalam proyek sistem ERP, pembentukan hubungan kerja yang erat antara konsultan dan proyek tim, dan pelatihan yang memadai merupakan faktor penting dalam mengatasi risiko bisnis terkait dengan kurangnya keterampilan di-rumah.
• Resistensi Pengguna
Resistensi pengguna telah dikaitkan dengan sebagian besar jenis perubahan sistem, dan bahkan lebih lagi untuk proyek ERP yang dikombinasikan dengan BPR (sejak pengguna khawatir bahwa pekerjaan mereka mungkin paling buruk dihilangkan, atau paling berubah dari mereka “biasa” cara melakukan sesuatu). Pekerja yang direkayasa ulang dari posisi dan selanjutnya didistribusikan dalam perusahaan dapat memasukkan proses berduka mengakibatkan produktivitas rendah (Arnold, et al., 2000). Akibatnya, organisasi sering menerapkan beberapa strategi manajemen risiko untuk meminimalkan resistensi pengguna. Resiko implementasi ERP dan kontrol terkait yang ditandai menunjukkan bila kontrol berlaku untuk meminimalkan risiko implementasi. Pada bagian berikutnya kami menyajikan studi kasus tentang bagaimana sebuah organisasi tertentu menerapkan berbagai kontrol untuk meminimalkan risiko usaha yang terkait dengan pelaksanaan paket ERP.
4. Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal?
Jawab :
Dari berbagai studi tentang keberhasilan implementasi sistem ERP dalam industri manufaktur (Marshall and Uzkan, 1999; Schindler and Conant, 1999), diketahui bahwa terdapat beberapa faktor kritis yang perlu diperhatikan oleh manajemen, yaitu:
• Implementasi sistem ERP harus terintegrasi dengan usaha desain ulang proses bisnis (business process redesign) serta memposisikan sebagai suatu isu bisnis strategik.
• Membentuk tim kerja lintas fungsional (cross-functional team) berdedikasi tinggi yang terdiri dari orang-orang terbaik yang berasal dari berbagai fungsi dalam organisasi.Menjamin terdapat sistem komunikasi serta komitmen untuk memberikan tanggapan cepat terhadap isu-isu yang muncul dalam proses implementasi sistem ERP.
• Memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan sumber daya manusia melalui manajemen perubahan (change management).
• Menganggap bahwa implementasi ERP adalah bersifat massive, companywide, multidimensional, complex business change effort, bukan semata-mata implementasi paket software komputer.
5. Apa saran dan rekomendasi Anda terkait penelitian tersebut (baik keterbatasan maupun perbaikan penelitian selanjutnya).
Jawab :
• Menurut pendapat kelompok kami diharapkan untuk penelitian selanjutnya agar peneliti lebih menyoroti hal-hal yang sangat berpengaruh pada organisasi dan menggali lebih dalam lagi tentang Priority of risk dalam implementasi ERP tersebut, dan juga tim harus memikirkan alternative apa saja yang bisa digunakan Karena sistem ERP pada setiap perusahaan berbeda-beda.
–o0o–
Daftar Pustaka
Davenport, T.H., & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press
Whitten, Jeffrey L. dan Bentley, LonnieD. (1998). “Systems Analysis and Design Methods.” Irwin Mc Graw-Hill. New York. Amerika.
Marshall, B. A. and Uzkan, S. 1999. “If ERP is the Solution, What Is the Problem? A Practitioner’s Approach to Building a New Business Model”, 1999 APICS International Conference Proceedings, pp. 473-476.
Idorn, Niklas, .P 2008 . “A Business process management approach to ERP implementation”, 2008 school of economics and management Lund University. Lund
Grabski, Severin V., et all. “Risks and Controls in the Implementation of ERP Systems”, The International Journal of Digital Accounting Research
Referensi dari internet :
Diana .2008. “Poin-poin Penting” [online] tersedia http://annandi1808.blogspot.co.id/2008/07/poin-poin-penting.html ( di klik tanggal 23 Maret 2017 jam 20.00)

PPT and PDF version link

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s