Corporate Information Technology Strategy

Corporate Information Technology Strategy – PA1

Pengaplikasian Critical Success Factors Menurut Thomson S.H. Teo dan James S.K. Ang dalam Menyelaraskan Perencanaan Sistem Informasi dan Bisnis

Kasus: Logistics Super Suite, PT. APL LOGISTICS INDONESIA

Eko Suhandi (1801622322)

Bina Nusatara Universitas

 

Abstrak

Perencanaan sistem informasi yang baik yaitu sistem informasi yang mampu mendukung proses bisnis perusahaan, dan hal ini sudah menarik minat banyak peneliti sejak pertengahan ‘70 (McLean & Soden, Pada tahap awal, ini sering berarti adanya sebuah hubungan antara rencana bisnis dan rencana IS/TI (Minati & Scott Morton, 1978). Sekarang, keselarasan bisnis dan IT umumnya mengacu pada penerapan TI secara tepat dan tepat waktu, diselaraskan dengan kebutuhan bisnis, tujuan dan strategi (Luftman, et al., 1999). dan dari tahun 1994 hal ini telah menjadi peringkat ketiga menurut pandangan CIO (Luftman & Kempaiah, 2007; Luftman & Ben-Zvi, 2011). 1976),  dan saat ini penerapan SI pun telah merambah sektor bisnis logistics, PT. APL Logistics Indonesia merupakan 3PL (Third party Logistics ) yang fokus pada SCM ( Supply Change Management) mengunakan platform syatem baru yang bernama Logistics Super Suite (LSS) yang sangat mengandalkan SI dan TI dalam proses bisnisnya. Berdasarkan faktor-faktor yang dijabarkan oleh Teo & Ang dalam Critical Success Factors in The Alignment of  IS Plans with Business Plans  (1998), PT. APL Logistics  khususnya LSS telah memenuhi sebagian besar faktor-faktor tersebut sehingga kita pun dapat melihat dan merasakan secara langsung berbagai perubahan pada PT. APL Logistics dengan adanya penerapan SI dan TI

  1. Pendahuluan

Perencanaan sistem informasi telah lama menjadi isu penting bagi praktisi dan peneliti ilmiah karena terdapat dampak yang signifikan dari penerapan sistem informasi baik terhadap kegiatan operasional perusahaan maupun kebutuhan perusahaan untuk membuat visi jangka panjang yang memungkinakan sistem informasi memainkan peran-peran penting yang strategis (Revenaugh, 1997). Melihat pentingnya sistem informasi dalam proses bisnis perusahaan, maka telah banyak penelitian yang dilakukan untuk mengidentifikasi apa saja faktor-faktor yang paling menentukan dalam menyelaraskan perencanaan sistem informasi dengan proses bisnis. Salah satu penelitian yang dilakukan mengenai faktor-faktor kritis ini adalah adalah Critical Success Factors in The Alignment of IS Plans with Business Plans oleh Thomson S.H. Teo dan James S.K. Ang (Teo & Ang, 1998) yang akan dibahas dalam tulisan ini

  1. Isi

Dalam penelitiannya, Teo dan James menggunakan kuesioner dengan skala Likert dengan rentang 1-5 yang memuat delapan belas poin faktor penentu kesuksesan yang secara berurutan beserta nilai rata-ratanya terdiri dari: 1. top manajeman berkomitmen terhadap penggunaan TI secara strategis (4,34); 2. para manajemen sistem informasi memiliki pengetahuan tentang bisnis (4,26); 3. top manajemen percaya dengan departemen sistem informasi (SI) perusahaan (4,20); 4. departemen SI menyediakan pelayanan yang efisien dan terpercaya untuk user  (4,12); 5. terdapat komunikasi yang intens antara user  dan departemen SI; 6. Staff SI selalu mengetahui perkembangan TI terkini (4,10); 7. Para manajemen bisnis dan SI bekerja bersama dalam memprioritaskan pengembangan aplikasi (4,06); 8. target bisnis dan berbagai objectives  diketahui oleh para manajemen SI (4,06); 9. departemen SI mampu merespon kebutuhan user  dengan baik (4,03); 10. top manajemen mengetahui tentang TI (4,00); 11. departemen SI selalu memiliki ide-ide baru dan kreatif dalam menggunakan TI secara strategis (4,00); 12. terdapat akses pada perencanaan bisnis perusahaan untuk para pihak manajemen SI (4,00); 13. terdapat serangkaian tujuan dan objectives  organisasi untuk departemen SI (3,91); 14. User melihat staf SI merupakan orang-orang yang kompeten (3,88); 15. para manajemen SI berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan bisnis (3,74); 16. top manajemen berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan SI (3,71); 17. lingkup perencanaan SI dan bisnis serupa (3,55); dan 18. user  berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan SI (3,48), dengan pembahasan yang lebih fokus pada top 10 faktor, atau dalam hal ini pembahasan terfokus pada faktor 1-12 karena faktor 10-12 memiliki skor yang sama. Berdasarkan penelitian tersebut, jika dikaitkan dengan kasus yang terjadi di PT. APL Logistics, terhadap Logsitics Super Suite system, maka:

  1. Top manajeman berkomitmen terhadap penggunaan TI secara strategis

Dalam hal ini, yang dimaksud dengan top manajemen adalah Board of Director dari PT. APL Logistics. Hingga saat ini BOD PT. APL Logistics  sangat berkomitmen dan mendukung penggunaan TI di dalam  PT. APL Logistics.  Logistics Super Suite sendiri merupakan project yang ditetapkan oleh jajaran Board Of Director ynag bertujuan untuk memberikan keuntungaan kompotitif terhadapt para pesaing dari PT. APL Logistic, hal ini juga tertuang dalam misi dan goal dari PT. APL Logistics , yaitu misinya adalah “ Enable customer to outperform their market through reliable and innovative supply chain Management solutions; Achieve sustainable growth through balancing need and requirements of our stakeholder” sedangkan goal dari PT. APL Logistics adalah “ Grow with our customers and to be establish player in targets and markets” dan salah satu langkan dari PT. APL Logistics untuk mencapai misi dan goal mereka adalah dengan memanfaatkan IT yang dapat memberikan keuntungan kompetitif terhadap para pesaing mereka dan juga dapat memberikan nilai lebih kepada para customer mereka, yaitu Logistics Super Suite (LSS) sebuah portal berbasis web yang dapat diakses di http://www.apllogistics.com portal ini sendiri merupakan salah satu infasutruk bebasis IT yang dimiliki oleh PT. APL Logistics

  1. Para manajemen sistem informasi memiliki pengetahuan tentang bisnis

Pengetahuan bisnis yang dimaksud di sini berarti pengetahuan terkait process bisnis dari perusahaan logistics secara umum dan proses bisnis dari PT. APL Logistics  secara khusus. Untuk pengetahuan tersebut, para pegawai dari divisi development LSS memang tidak memilikinya secara khusus, namun seiring berjalannya waktu, para pegawai terutama  project manajer, developer dan system analyst dari LSS akan semakin memahami bagaimana proses bisnis meskipun tidak terlalu mendalam. Sehingga dalam praktiknya hingga saat ini, LSS mengerjakan hal-hal teknikal terkait pengembangan aplikasi namun memiliki kesempatan yang sangat terbuka untuk memperoleh informasi atau bertanya mengenai proses bisnis kepada pihak-pihak terkait.

  1. Top manajemen percaya dengan departemen sistem informasi (SI) perusahaan

Ya, BOD dan segenap pihak-pihak ynag terkait dengan PT. APL Logistics sangat percaya dengan LSS (masih perlu dibuktikan, namun dapat dilihat / dirasakan secara langsung dari reaksi para karyawan PT. APL Logistics  yang mendukung ide bahwa apapun  masalah yang ingin diselesaikan dengan TI, maka mereka akan mengutarakannya dan mempercayakan secara keseluruhan kepada LSS tim serta akan membantu dengan sepenuh hati jika terdapat hal-hal yang memang dibutuhkan (misalnya terkait informasi kondisi di lapangan maupun kebutuhan data).

  1. Departemen SI menyediakan pelayanan yang efisien dan terpercaya untuk user

Faktor ini belum dikatahui, harus dilakukan pembuktian terlabih dahulu kepada user.

  1. Terdapat komunikasi yang intens antara user dan departemen SI

User dari aplikasi yang dibuat oleh LSS Tim adalah para karwayan dari PT. APL Logistics serat karwayan dari ekternal perusahaaan . Komunikasi yang dilakukan antara LSS Tim dan user tidak intens, namun setiap user yang menemukan kesulitan ataupun kendala dalam penggunaan aplikasi biasanya akan langsung menghubungi ataupun membuatkan tiket kedalam sistem service ynag dimiliki oleh LSS tim ataupun  datang langsung ke departemen Services Quality (SQ) untuk memperoleh pengarahan.

  1. Staf SI selalu mengetahui perkembangan TI terkini

Faktor ini belum dikatahui, harus dilakukan pembuktian terlabih dahulu terkait pengetahuan pegawai LSS mengenai perkembangan TI terkini. Namun sebagai bagian dari PT. APL Logistics, semua LSS team diberikan kebebasan untuk meraka dapat mengikuti seminar-seminar atapun workshop/training yang berkaitan dengan produk / ide / inovasi / solusi / jasa terbaru yang berkaitan dengan IT sehingga secara tidak langsung team LSS akan mengetahui perkembangan TI terkini.

  1. Para manajemen bisnis dan SI bekerja bersama dalam memprioritaskan pengembangan aplikasi

Ya, dalam setiap proyek pengembangan aplikasi, LSS team dan pihak-pihak terkait (misalnya operasional team, Services Quality team, sales team, finance team, dll) bekerjasama sepenuhnya dalam pengembangan aplikasi. Setiap pihak yang terlibat sangat terbuka untuk bekerjasama serta bertukar informasi dan data.

  1. Target bisnis dan berbagai objectives diketahui oleh para manajemen SI

Ya, namun bukan keseluruhan proses binis di PT. APL Logistics, melainkan hanya untuk lingkup tertentu yang sedang dikembangkan aplikasi atau sistemnya. Misalnya dalam sisi operation , pihak LSS dijelaskan mengenai bagaimana ‘proses bisnis’ dari team operational apa saja yang ingin dicapai oleh mereka dan apa kira-kira yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi serta berbagai keterangan terkait lainnya sehingga aplikasi atau sistem yang dibuat ini diharapkan sesuai dengan kondisi yang ada.

  1. Departemen SI mampu merespon kebutuhan user dengan baik

Menurut pendapat penulis, faktor ini sudah terpenuhi karena LSS ini kedepannya akam mengantikan semua sistem yang ada sekarang ini di PT. APL Logistics sehingga bukan hanya menerima order dari user, top manajemen (BOD) maupun department yang terkait tetapi LSS Team sudah memiliki perencanaan sistem informasi apa saja yang akan mereka implementasikan di PT. APL Logistics dan kapan rencana implements tersebut, tetapi untuk sekarang ini system ynag sudah ada akan di implementasikan secara bertahap.

  1. Top manajemen mengetahui tentang TI

Ya, meskipun bukan mengenai teknis TI, namun BOD menyadari dampak dan pentingnya TI dalam meningkatkan efektifitas proses bisnis dari PT. APL Logistics. Top manajement pun selalu menyampaikan ide dan informasi mengenai perkembangan TI yang diketahuinya dan memberi dukungan penuh atas implementasi ini.

  1. Departemen SI selalu memiliki ide-ide baru dan kreatif dalam menggunakan TI secara strategis

Sejauh ini karena masih dalam tahap pengembangaan, jadi masih banyak ide-ide yang di tuangkan kedalam sistem baru ini, namun hal ini tidak hanya terbatas pada LSS team itu sendiri, melainkan seluruh karyawan yang memiliki gagasan maupun sedang atau telah mengembangkan aplikasi yang solutif terhadap permasalahan-permasalahan di PT. APL Logistics dapat turut berkolaborasi dengan LSS tim, sehingga ide baru dan kreatif akan selalu ada meskipun bukan berasal dari internal LSS team itu sendiri.

  1. Terdapat akses pada perencanaan bisnis perusahaan untuk para Pihak manajemen SI

Sepengetahuan penulis faktor ini tidak ada di LSS, karena prosesnya yaitu bagaimana mengintegrasikan perencanaan bisnis yang telah ada dengan SI atau TI baru.

  1. Lainnya:
  2. Terdapat serangkaian tujuan dan objectives organisasi untuk departemen SI;
  3. User melihat staf SI merupakan orang-orang yang kompeten;
  4. Para manajemen SI berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan bisnis;
  5. Top manajemen berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan SI;
  6. Lingkup perencanaan SI dan bisnis serupa;
  7. User berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan SI

LSS team sendiri merupakan suatu unit di lingkup PT. APL Logistics yang bertujuan untuk mendukung dan mewujudkan, dan mengimplemetasikan LSS di PT. APL Logistics yang didukung oleh orang-orang yang memang dianggap kompeten di bidangnya. Para manajemen SI (dalam hal ini LSS) tidak berpartisipasi secara aktif dalam perencanaan bisnis maupun sebaliknya, namun top manajemen, dan user  saling mendukung dan terbuka satu sama lain jika memang terdapat hal-hal yang diperlukan. Pada intinya, jika melihat pada Lederer and Mendelow (1989) yang mengajukan tiga mekanisme utama konten, waktu dan personel (dalam Teo & Ang, 1998), konten perencanaan SI oleh LSS sama dengan perencanaan bisnis keseluruhan karena system yang baru ini akan mengantikan dan mengintergasikan seluruh system yang ada dalam PT. APL Logistics , akan tetapi proyek SI yang sedang dibuat; waktu perencanaan pun berbeda karena perencanaan SI dibuat setelah perencanaan bisnis selesai, SI di sini digunakan untuk mendukung rencana bisnis yang telah ada; personel yang membuat perencanaan bisnis dan SI pun berbeda. Perencanaan bisnis dilakukan oleh BOD PT. APL Logistics dan para stakeholder  memberikan ide tertentu terkait pemanfaatan IT, lalu LSS tim membuat perencanaan sendiri berdasarkan usulan atau ide, sehingga personel yang melakukan perencanaan di sini berbeda. Maka dari itu ketiga hal ini memang sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Teo & Ang, bahwa konten, waktu dan personel dalam perencanaan bisnis dan SI tidak selalu sama.

3.. Penutup

Secara spesifik di Indonesia, perencanaan sistem informasi di dalam sebuah perusahaan sangat penting karena mengingat hal-hal berikut:

Critical Factor Succes adalah suatu area yang mengindikasikan kesuksesan kinerja unit kerja organisasi. Area CSF ini menggambarkan preferensi manajeial dengan memerhatikan variabel-variabel kunci finansial dan non-finansial pada kondisi waktu tertentu. Suatu CSF dapat digunakan sebagai indikator kinerja atau masukan dalam menetaplan indikator kinerja. Identifikasi terhadap CSF dapat dilakukan terhadap berbagai faktor, misalnya, potensi yang dimiliki organisasi, kesempatan, keunggulan, tantangan, kapasistas sumber daya, dana, sarana-prasana, regulasi atau kebijakan organisasi, dan sebagainya. Untuk memperoleh CSF yang tepat dan relevan, CSF harus secara konsisten mengikuti perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap organisasi memiliki CSF yang berbeda-beda tergantung pada unsur-unsur apa saja yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. (Mahsun, 2011)

Berdasarkan faktor-faktor yang dijabarkan oleh Teo & Ang di atas, maka BOD beserta LSS tim telah memenuhi sebagian besar faktor-faktor tersebut terutama faktor-faktor penentu seperti komitmen dan kesadaran top manajemen terhadap pemanfaatan TI, adanya keterbukaan dan saling mendukung antara top manajemen selaku perencana bisnis dan LSS, serta terdapat kepercayaan penuh terhadap LSS. Untuk kedepannya mungkin beberapa faktor dapat lebih ditingkatkan, seperti: 1. komunikasi dengan user, misalnya melihat bagaimana respon user terhadap aplikasi yang telah dikembangkan; 2. LSS secara internal memberikan ide-ide kreatif terkait perencanaan SI, dengan terpenuhinya faktor-faktor utama tersebut maka perencanaan SI di PT. APL Logistics dapat berjalan dengan baik dan mampu meningkatkan efektivitas dan kontrol terhadap proses bisnis di PT. APL Logistics.

Referensi

  • McLean, E. R. & Soden, J. V., 1976. Strategic planning for MIS: a conceptual framework. l., s.n., pp. 425-432
  • Keen, P. G. & Scott Morton, M. S., 1978. Decisión Support Systems: An organizational perspective. l.:Addison-Wesley.
  • Luftman, J. & Kempaiah, R., 2007. An Update on Business-IT Alignment: “A line has been drawn”. MIS Quatery Executive, 6(3), pp. 165-177.
  • Luftman, J. N. & Ben-Zvi, T., 2011. Key Issues for IT Executives 2011: Cautious Optimism in Uncertain Economic Times. MIS Quarterly Executive, 10(4).
  • Luftman, J. N., Papp, R. & Brier, T., 1999. Enablers and Inhibitors of Business-IT Alignment. Communications of AIS, Volume 1. Revenaugh, D. Lance dan Alex Lu. (1997). The role of information system planning in Hong Kong business. Association for Information System Electronic Library (AISeL), Pacific Asia Conference on Information Systems (PACIS) 1997 Proceedings. http://www.pacisnet.org/file/1997/62.pdf (Diakses pada 18 Maret 2017)
  • http://www.unapcict.org/ecohub/resources/information-systems-planning-for-e-government-in-indonesia/?searchterm=indonesia Teo, Thompson S.H. dan Ang, James S.K., (1998). Critical success factors in the alignment of SI plans with business plans. International Journal of Information Management.(Diakses pada 18 Maret 2017)
  • (2011), Metode Penelitian Bahasa, Tahapan Strategis, Metode, dan tekniknya. Jakarta
  • https://www.academia.edu/28982868/Pengaplikasian_Critical_Success_Factors_Thomson_S.H._Teo_dan_James_S.K._Ang_di_Jakarta_Smart_City (18 Maret 2017)
Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s