Tak Berkategori

Corporate Information Technology Strategy – PA1.2

Melakukan Manajemen Perubahan dengan Tiga Teknik Penemuan (Three Discovery Techniques ) oleh Karen Golden-Biddle

Kasus: Oracle Fusion System (https://hcut.login.ap2.oraclecloud.com – KPI Berbasis web) pada APL Logistics

1801622322 – Eko Suhandi

Bina Nusatara Universitas

 

Abstrak

Menghadapi perubahan bukan merupakan suatu hal yang mudah untuk dilakukan. Terdapat banyak sekali kendala yang mungkin timbul dalam perubahan yang terjadi dan perlu pula dilakukan perencanaan yang matang sebelum melakukan perubahan tersebut. Salah satu teori yang dapat digunakan untuk melakukan perubahan tersebut yaitu dengan Tiga Teknik Penemuan atau Three Discovery Techniques yang digagas oleh Karen Golden-Biddle. Dalam tulisan ini, teori tersebut dikaitkan dengan proyek web KPI Oracle Fusion System pada PT.APL Logisticst terlihat bahwa proyek tersebut telah sesuai dengan teori Tiga Teknik Penemuan milik Karen.

  1. Pendahuluan

Mangkuprawira Sjafri (2006) mengatakan bahwa dalam suatu organisasi bisnis, unsur manusia menjadi hal yang strategis dalam proses produksi. Bagaimana mengendalikan dan mengelola mereka telah menjadi persoalan sendiri dari suatu organisasi. Dan dewasa ini kita tahu bahwa perubahan yang semakin meningkat tak mungkin dihindari lagi dalam kehidupan manusia. Sebagai manusia kita hidup dalam dunia yang penuh perubahan (Fred R., 2010).

Perubahan lingkungan dan teknologi yang begitu cepat memaksa sebuah organisasi untuk menyesuaikan diri. Banyak organisasi yang gagal dalam menyesuaikan diri dengan perubahan dan akhirnya tertinggal oleh pesaingan-pesaingannya dan akhirnya organisasi menjadi mati. Namun sebaliknya organisasi-organisasi besar yang mau terus maju bergerak secara inovatif dan selalu mampu bertahan menyongsong perubahan, contohnya seperti BNI, Gudang Garam dan lain sebagainya sampai hari ini masih dapat tetap eksis walaupun usianya sudah lebih seratus tahun karena organisasi mampu berubah menyesuaikan diri.

Ada masa masa sulit bahkan kritis dalam melewati perubahan zaman dan organisasi menjadi lamban, rentan, kusam dan tak bersemangat maka organisasi harus dipaksa untuk berubah, jika tidak segera berubah maka organisasi seperti ini akan tergusur serta tertinggal jauh oleh pesaing-pesaingnya. Menurut Fred R. (2010) bahwa manajemen perubahan merupakan proses yang terus menerus untuk melayani setiap kebutuhan akan perubahan dan perubahan selalu memunculkan kekhawatiran serta harapan. Salah satu sasaran manajemen perubahan adalah mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin.

Sedangkan menurut Kasali R. (2010) manajemen perubahan adalah bagian yang penting dari management dan setiap pemimpin diukur keberhasilannya dari kemampuannya memprediksi perubahan dan menjadikan perubahan tersebut suatu potensi. Heller R. (2002) mengatakan bahwa perubahan adalah elemen manajemen bisnis yang terpenting, agar kompetitif dalam pasar yang semakin agresif, organisasi dan orang-orang didalamnya haruslah bersikap positif terhadap perubahan. Menurut Heller R. (2002) mengabaikan atau menyepelekan perubahan tren maka organisasi akan merugi.

Sehingga perubahan merupakan sesuatu yang lazim terjadi dan tak terelakkan dalam suatu instansi ataupun perusahaan demi menghadapi perubahan zaman maupun persaingan bisnis. Dalam menghadapi perubahan tersebut, kita memerlukan teknik tersendiri yang sering disebut dengan manajemen perubahan atau change management. Salah satu manajemen perubahan yang ditawarkan yaitu Tiga Teknik Penemuan atau Three Discovery Techniques oleh Karen Golden-Biddle (2013) yang akan dikaitkan degan contoh kasus penerapan Oracle Fusion System (https://hcut.login.ap2.oraclecloud.com) untuk pengisian key performance indicator atau  scorecard  bagi para karwayan PT.APL Logistics.

  1. Isi

Dalam mengukur kinerja dan permormance para karwayan PT.APL Logistics, APL Logistics menentukan beberapa key performance indicator (KPI) yang harus dicapai. Untuk dapat menilai KPI tersebut, para karwayan PT.APL Logistics mengisi target serta pencapaiannya dengan menggunakan web application yang telah disediakan ataupun mendowload versi file excel dengan menyertakan hardcopy dokumen bukti pengerjaan target-target mereka. Untuk memperbaiki prosedur yang telah ada dan dalam rangka meningkatkan performace dari perusaahan. dalam hal ini pihak manajerial menginginkan  pengisian KPI dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi berbasis web dan kemudian dapat diakses oleh masing-masing approval manage untuk dapat direveiw dan memberikan nilai terhadapat performance mereka. Berdasarkan teori yang digagas oleh Karen Golden-Biddle (2013), teknik manajemen perubahan dapat terdiri dari tiga tahap sebagai berikut yang akan penulis coba hubungkan dengan proyek Oracle Fusion System (https://hcut.login.ap2.oraclecloud.com).

  1. Work discovery: maksud dari work discovery yaitu dibandingkan dengan kita berasumsi bahwa kita mengetahui bagaimana desain alur kerja yang akan kita buat, akan jauh lebih baik  jika kita benar- benar memeriksa atau “mencobanya” secara langsung mulai dari awal hingga akhir alur pekerjaan sebagaimana adanya alur tersebut, sehingga kita akan benar-benar memahami bagaimana alur kerja, apa kendala yang dihadapi dan pada akhirnya tercipta  perancanaan yang mampu memahami kondisi yang terjadi sebenarnya. Dalam pembuatan Oracle Fusion System (https://hcut.login.ap2.oraclecloud.com), penulis beranggapan bahwa HR global departemen telah melakukan tahapan ini. Meskipun tidak secara langsung mendeklarasikan bahwa mereka menggunakan teknik ini, namun pada saat awal ide KPI berbasis web tersebut digagas, HR global departemen yang memang secara rutin melakukan pertemuan dengan pihka manajerial, telah menyampaikan ide ini kepada para manajer dan karwayan dan bersedia menampung segala kemungkinan kendala, ide dan masukkan-masukkan lainnya supaya web KPI dapat memenuhi target yang ingin dicapai namun tetap mempertimbangkan kondisi yang ada sebenarnya. Selain itu para karyawan ataupun HR global departemen di APL Logistics sebelumnya pasti pernah menjabat sebagai karyawan sehingga memahami bagaimana kendala yang kemungkinan dihadapi dalam penerapan KPI berbasis web. Salah satu penemuan yang didapat dalam tahap ini yaitu terkait skor KPI yang digunakan untuk mempermudah karyawan dan manajer dalam mengisi dan mereview KPI ini maka muncullah ide pembuatan web KPI.
  2. Better practices: maksud dari tahapan ini yaitu dibandingkan dengan langsung mengadopsi best practice dari organisasi lain, akan jauh lebih baik jika menggunakan best practice tersebut untuk membuat perencanaan baru yang sesuai dengan kondisi organisasi kita. Sehingga dengan kata lain, kita menggunakan best practice untuk menciptakan perencanaan yang jauh lebih baik lagi. Untuk kasus web KPI di APL Logistcs, ide yang muncul tidak mengacu kepada organisasi lain, namun dalam perencanaan teknis aplikasi, system analyst HR global departemen menggunakan acuan dari aplikasi KPI oragnisasi-organisasi lain yang disesuaikan dengan kondisi user, dalam hal ini para karyawan dari APL logistics.
  3. Test training: dibandingkan dengan menggunakan SOP yang Baku selama proses training, lebih baik tetap membuka peluang untuk perubahan-perubahan yang mungkin ditemukan selama proses training berlangsung. Dalam kasus KPI ini, proses training sudah dilakukan, sehingga kita dapat mengetahui apakah teknik test training yang dilakukan oleh HR global departemen sudah berhasil, akan tetapi pengimplementasian traning ini penulis anggap kurang berhasil, karena training dilakukan kepada para manajer, dan HR global departemen mengharapkan manajer ynag bersangkutan dapat melakukan traning kepada pada karyawan ataupun tim mereka, yang penulis anggap sangatlah tidak efectif
  4. Penutup

Secara keseluruhan, proyek KPI ini telah menggunakan teknik yang digagas oleh Karen Golden-Biddle, sehingga diharapkan pengaplikasian web KPI tidak menghadapi kendala berarti. Salah satu kendala utama yaitu masalah kurang tersosialisaikan process pengisian KPI ini oleh pihak HR global departemen. Saran dari penulis adalah pihak HR global departemen dapat memberikan traning kepada semua pihak yang akan mengunakan Oracle Fusion System ini sehingga tidak adanya keraguaan dari para karyawan untuk mengisi KPI mereka

Referensi

  •  Golden, Karen, Biddle, (2013).  How to change an organization without blowing it up  MIT Sloan Management Review.
  • Mangkuprawira, Sjafri. (2006). Model manajemen mutu. Jurnal Manajemen Publikasi Penelitian dan Review, 1(2).
  • Kasali, Rhenald. (2005. Change. Jakarta: Gramedia Pustaka
  • Heller R. (2002). Essential Managers: Managing Change (cetakan pertama). Jakarta: Penerbit Dian Rakyat.
  • David, Fred R. (2010). Strategic Management. Jakarta: Salemba Empat
Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

w

Connecting to %s